Segnalazioni whistleblowing

ISTRUZIONI PER LE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING
  
Cos’è un sistema di segnalazione Whistleblowing?
In conformità al quadro normativo di riferimento, la cooperativa ha adottato un sistema di Whistleblowing aggiornando lo stesso sistema al D.lgs. 10 marzo 2023 n. 24 ed alle linee guida ANAC. Il sistema di Whistleblowing è lo strumento mediante il quale viene garantita la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e dei soggetti coinvolti nella segnalazione e del contenuto delle segnalazioni che denunciano la non conformità a leggi, regolamenti, politiche, norme e procedure aziendali, agevolandone l’effettuazione, in modo che l’azienda o un singolo componente riconducibile all’azienda stessa possa trarre beneficio da esse ed intercettare per tempo comportamenti difformi, al fine di porvi rimedio e correzione.

Chi può segnalare?
La cooperativa Cosmo scs si impegna a operare in modo etico e responsabile e chiede alle persone con cui stabilisce o ha stabilito rapporti nel contesto delle proprie attività, e nello specifico:

• i dipendenti di Cosmo scs;
• i lavoratori autonomi, ivi compresi quelli indicati al capo I della legge n. 81/2017, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 del codice di procedura civile e all’art. 2 del d.lgs. 81/2015, che svolgono la propria attività lavorativa in favore di Cosmo;
• i lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore della cooperativa;
• i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività lavorativa presso la cooperativa;
• i volontari ed i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la cooperativa;
• gli azionisti (persone fisiche) i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza in favore della cooperativa, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto,

di comportarsi in modo analogo.

A tal fine, la Cooperativa Cosmo scs ha implementato regole specifiche, un processo di whistleblowing e nominato un Organismo incaricato alla ricezione delle segnalazioni.

La cooperativa vuole quindi fornire ai potenziali segnalanti canali sicuri che garantiscano la riservatezza della loro identità e del contenuto della segnalazione, fatti salvi eventuali obblighi di legge, e la loro protezione da eventuali ritorsioni. Analogamente sono protetti dalle ritorsioni anche i facilitatori, i familiari e colleghi del segnalante e le società/enti ad essa collegate.

Chiunque ponesse in essere condotte ritorsive, discriminatorie, sleali o non corrette nei confronti del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione potrà essere sottoposto a procedimento disciplinare, ove applicabile e/o denunciato all’Autorità giudiziaria qualora il suo comportamento possano essere ravvisati gli estremi di un reato.

La tutela delle persone segnalanti si applica nei seguenti casi:

• quando il rapporto giuridico tra la cooperativa o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte ed il segnalante è in corso;
• quando il rapporto giuridico tra la cooperativa ed il segnalante o l’organizzazione di cui lo stesso fa parte, non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova per i dipendenti;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
   

Cosa segnalare?
A seguito delle novità normative introdotte dal Dlgs 23/2024, ad oggi in Cosmo scs potranno essere segnalate violazioni del diritto dell’Unione + Violazioni del diritto interno che però comprendono reati, illeciti civili e illeciti amministrativi che comportino una lesione dell’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.

Alcuni esempi:

• Corruzione, abuso di potere o in generale commissione di reati
• Cattiva gestione delle risorse pubbliche e danno erariale
• Appalti illegittimi aventi ad oggetto lavori pubblici
• Appalti illegittimi aventi ad oggetto servizi e forniture
• Contratti di concessione illegittimi
• Concorsi illegittimi
• Conflitto di interessi in materia di contratti pubblici
• Conflitto di interessi
• Mancata attuazione delle misure di prevenzione della corruzione (ad es. carenza del PTPCT; mancata attuazione della rotazione; etc.)
• Violazioni della disciplina in materia di trasparenza
• Adozione di misure discriminatorie da parte dell’amministrazione o dell’ente

Cosa non segnalare?
Non saranno trattate le segnalazioni diverse da quelle sopra descritte e nello specifico quelle legate ad interessi di carattere personale, le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o voci scarsamente attendibili (c.d. “voci di corridoio”).

Eventuali segnalazioni su temi HR (es. molestie, bullismo, pari opportunità, diversità di genere) saranno gestite ai sensi della normativa interna in materia, come per esempio nel caso di segnalazioni specifiche riferite alla PdR 125/2022.

Se la segnalazione risulta infondata e nessuna azione giudiziaria o disciplinare viene avviata, i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.

In caso di segnalazioni infondate, in malafede, negligenti, la cooperativa si riserva di agire in difesa dei propri interessi o dei soggetti danneggiati oggetto della segnalazione. Successivamente i dati personali saranno cancellati o resi anonimi nei tempi indicati nell’informativa.

Come segnalare?
Per effettuare la SEGNALAZIONE INTERNA è preferibile utilizzare il google form a disposizione presso la pagina web della Cooperativa (CLICCA QUI). Tale strumento è stato scelto dalla cooperativa in quanto di facile utilizzo, garantisce la riservatezza e l’anonimato del segnalante nel caso decidesse tale opzione e permette un accesso ampio e senza discriminazioni o barriere linguistiche.

SI RACCOMANDA DI NON EFFETTUARE L’ACCESSO CON UN ACCOUNT GOOGLE, QUALORA SI VOLESSE MANTENERE L’ANONIMATO.

I dati sono conservati presso l’incaricato alla gestione segnalazioni, sig.ra Beatrice Ceola.

La compilazione del google form non è l’unico modo per inviare le segnalazioni di whistleblowing. Le stesso possono essere inviate anche:

• per posta ordinaria in doppia busta chiusa all’indirizzo: Cosmo scs, Via dell’Oreficeria 30/P (c.a. INCARICATO ALLE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING). Nel caso in cui la segnalazione riguardasse l’incaricato stesso alle segnalazioni, deve essere indirizzata al Rappresentante Legale o al Consiglio di amministrazione.
  In particolare:
  - La prima busta deve contenere un’indicazione sommaria dell’oggetto della segnalazione (esempio: episodio di corruzione in CDA)
  - Nella seconda busta invece andrà inserita tutta la documentazione di dettaglio della segnalazione.
   
• con modalità verbale tramite richiesta di colloquio all’Incaricato alle segnalazioni Whistleblowing sig.ra Beatrice Ceola. Nel caso di incontro diretto, sempre con il consenso del segnalante, il colloquio sarà verbalizzato e sottoposto al segnalante. In quest’ultimo caso, il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro prima di sottoscriverlo.
   

Il segnalante se lo ritiene opportuno può ricorrere anche al supporto, richiedendo uno o più incontri, a un facilitatore/i che può svolgere anche il ruolo di mediatore. Il facilitatore è persona nel medesimo contesto lavorativo.

Ove i fatti segnalati dovessero riguardare uno o più componenti Incaricati alla segnalazione, in via diretta o indiretta, oppure attività facenti capo alle responsabilità organizzative loro assegnate, il segnalante deve specificare nella segnalazione i destinatari della stessa in modo da evitare che, sia pure in modo involontario soggetti normalmente destinatari delle segnalazioni, possano accedervi.

Il segnalante può utilizzare il CANALE ESTERNO MESSO A DISPOSIZIONE DALL’ANAC
https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/ qualora ricorra almeno una delle seguenti circostanze:

il canale interno messo a disposizione dell’azienda non appare idoneo a tutelare la riservatezza delle persone e del contenuto della segnalazione;
l’azienda non ha dato seguito ad una segnalazione effettuata tramite il canale interno;
esiste una evidente probabilità che un’eventuale segnalazione non avrebbe seguito o determinerebbe un concreto rischio di ritorsioni nei confronti del segnalante o di altre persone;
esiste un concreto pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (ad esempio una situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile, anche per l’incolumità fisica di una o più persone) che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne i possibili effetti).
I casi 3 e 4 devono basarsi su fondati motivi e non su semplici illazioni.

Inoltre, il segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.

Al momento della pubblicazione di questa istruzione l’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

È opportuno visitare direttamente i siti delle Autorità per verificare eventuali ulteriori condizioni per la segnalazione esterna e aggiornamenti sui canali di segnalazione.

Il segnalante può, infine, decidere di effettuare una divulgazione pubblica, ovvero rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Come ulteriormente può essere protetto il segnalante che compila il google form?
Prima di accedere al google form, per poter garantire la riservatezza nella consultazione dell’applicativo e quindi nella segnalazione di illeciti, è possibile applicare ulteriori misure, oltre a quelle previste dalla piattaforma. In particolare, si suggerisce al segnalante ogni volta che accede alla stessa:

• di fornire esclusivamente informazioni attinenti alla segnalazione;
• di effettuare l’accesso da un collegamento non aziendale (ad esempio dalla propria abitazione);
• non utilizzare la propria mail su dominio aziendale;
• utilizzare un browser in navigazione anonima e provvedere successivamente all’eliminazione della cronologia di navigazione del browser. Il segnalante in tal modo può aumentare al massimo la riservatezza (riducendo il rischio di osservazioni indiscrete).
   

Quale deve essere il contenuto della segnalazione?
È opportuno che la segnalazione contenga le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione e una breve descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto/i fatti, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti o potenzialmente danneggiati. Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile.

Il segnalante che risulta coinvolto, dovrà specificarlo, poiché potrebbe ricevere un trattamento diverso rispetto agli altri soggetti, compatibilmente con la normativa applicabile.

Nella segnalazione non devono essere inseriti dati personali ulteriori a quelli strettamente necessari e/o non pertinenti per procedere con le indagini.

È possibile effettuare segnalazioni anonime?
La cooperativa Cosmo scs incoraggia i segnalanti a privilegiare le segnalazioni non anonime al fine di snellire e rendere più efficienti le indagini; inoltre, nel caso di segnalazione anonima, l’Incaricato alla Gestione delle Segnalazioni potrebbe non essere in grado di investigare efficacemente la segnalazione. Quindi si raccomanda, laddove il segnalante intenda utilizzare tale modalità, che la stessa risulti adeguatamente circostanziata e resa con dovizia di particolari e comunque tale da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es., indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, etc.).

Si precisa che, qualora il segnalante opti per la divulgazione pubblica, le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio e non possono essere protette da Cosmo scs. Pertanto, ove il segnalante riveli volontariamente la propria identità, non verrà in rilievo la tutela della riservatezza. Qualora, invece, il segnalante, non riveli la propria identità, Cosmo scs tratterà la divulgazione alla stregua di una segnalazione anonima.

Come accedere alla compilazione del google form?
CLICCANDO QUI

Cosa fa la cooperativa dopo aver ricevuto la segnalazione?
Il processo di Whistleblowing si articola nelle seguenti fasi:

• ricezione della segnalazione;
• valutazione preliminare a cura dell’Incaricato;
• indagine;
• chiusura della segnalazione.

L’Incaricato alla gestione segnalazioni verifica la segnalazione ricevuta per accertare quanto descritto ed entro massimo 7 giorni ne dà comunicazione al segnalante. I risultati dell’indagine possono prevedere più passaggi ed approfondimenti e la stessa potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi ed alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la si potrebbe evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria); in questi ultimi due casi, il segnalante sarà informato dalla cooperativa in merito ai motivi di tale comunicazione.

Al termine dell’indagine (ed al massimo entro tre mesi dalla segnalazione) vengono comunicati, al Consiglio di Amministrazione i risultati della stessa e, se del caso, proposte le misure di prevenzione, mitigazione, penalizzazione che quest’ultimo può adottare.

In alcuni casi l’Incaricato non procede a trattare la segnalazione, nel qual caso ne fornisce adeguata motivazione al segnalante. Tali condizioni si verificano:

qualora la segnalazione abbia ad oggetto fatti che - seppur riguardanti Cosmo scs – risultano “segnalazioni non inerenti”, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo: reclami di natura commerciale, proposte commerciali, attività di marketing;
qualora sui fatti segnalati sia nota l’esistenza di indagini in corso da parte di Pubbliche Autorità (es. autorità giudiziarie e organi amministrativi);
qualora la segnalazione sia relativa a fatti già in precedenza noti e compiutamente accertati e senza che la nuova segnalazione abbia aggiunto o consenta di aggiungere elementi o aspetti ulteriori rispetto a quanto già conosciuto (c.d. segnalazioni superate), ovvero qualora venga solo prodotta documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
qualora l’Incaricato alla gestione delle segnalazioni manifesti incompetenza sulle questioni segnalate.
In tutti questi casi l’Incaricato archivia la segnalazione dandone riscontro al segnalante ed eventualmente indirizzandolo verso altro soggetto a cui far pervenire la suddetta segnalazione.

In alcuni casi può essere necessario, previa autorizzazione del segnalante, comunicare a soggetti terzi autorizzati i suoi dati; mentre il Consiglio di Amministrazione si riserva di comunicare l’oggetto della segnalazione all’Autorità Giudiziaria senza richiedere preventivamente il consenso del segnalante (art 12 comma 3 D.Lgs 24/2023 “Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale”).

E' possibile consultare l'informativa privacy a questo link

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